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浅谈办公自动化在企业管理中的应用
作者:庄鑫    点击数:7083    更新时间:2011-1-10 10:54:29    发布人:龚建莉

    摘 要:OA系统是目前国内最为普及和成熟的应用系统之一,它是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。OA系统利用信息技术把办公过程电子化、数字化,以技术的手段提高办公效率,进而实现办公的自动化处理,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作。

    关键字:OA;办公;管理;应用

    当今世界,信息化潮流席卷全球。随着科技进步的加快、网络技术的快速发展,办公自动化技术也取得了突飞猛进的进步。办公自动化技术的飞速发展为社会信息化的发展提供了最重要的技术保证和技术支持,它是当前新技术革命中一 个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域,是信息化社会的产物。20世纪70年代中期,随着全球经济一体化的日益明显,办公自动化在一些国家尤其是发达国家中快速发展。办公自动化作为一门发展迅速的综合性学科,在全社会范围内已经受到各行各业的高度重视,推行办公自动化已成为各国政府、企事业单位提高竞争力的核心战略。

    1  国内外发展现状

    1.1 国外发展状况

    OA于50年代在美国和日本首先兴起,最初只是具有电子数据处理功能的单机版管理软件。自80年代开始,OA受到世界各国及各办公机构的极度重视,迅速在全世界范围内发展起来,各个国家都投入大量资金用于OA的开发,许多著名的计算机硬软件欧冠竞猜也跻身于这一巨大市场。从各国的发展情况分析来看,美国的办公自动化在欧冠竞猜和企业中发展得比较早,并且水平也较高,取得了世界领先的技术水平。进入90年代后,随着网络技术、信息技术的出现,作为办公管理方式的一个变革,OA不仅已形成相当大的规模,而且从各个方面促进了计算机及信息产业的发展。各欧冠竞猜、企业不仅把OA视为提高效率、节约成本的手段,更是利用它来加强经营管理,作为提高企业素质和企业竞争能力的重要条件[1]

    20世纪90年代以后,国外的办公自动化的发展趋势为如下四个方向:

    1. OA设备向着高性能、多功能、复合化和系统化发展;

    2. OA系统无论在系统本身和系统设备方面,都向着数字化、智能化、无纸化和综合化发展;

    3. OA系统不再满足于简单的文字处理,而是向着能够完成声音处理、图形处理、各种复杂的数据计算等多个领域发展。

    4. 通信在OA系统中的地位将进一步增强,可以充分利用现代化通信技术,建立全球的网络体系,实现全球范围内的各种信息资源的传递和共享。

    1.2 国内发展状况

    我国的办公自动化技术起步较晚,20世纪70年代该项技术传入我国,80年代才真正地得到重视和发展[2]。最初的OA软件只是一种面向单机的辅助办公产品,大多是由企事业单位的内部计算机人员针对办公中某个特定的需求自行开发的。这些软件其实并非我们现在所使用的OA软件,不能实现信息的传递、交换和共享,所做的内容往往只是输入某些特定内容,再把这些内容按照一定格式打印出来,所以这些软件在真正意义上来说并不能说是OA软件[3]

    进入90年代中期后,随着网络技术、群件系统、数据库技术和各种面向对象开发工具等技术的广泛应用,同时由于国内经济的飞速发展引发市场的激烈竞争,这时,OA开始进入一个快速发展阶段。国内专门从事软件开发的欧冠竞猜也逐渐成长起来,由于这些系统是根据用户的具体需求开发的,所以它功能比较完善,并能较好的满足用户的实际需要。但同时也暴露出一些缺点,例如开发周期长、投资大、重复建设多、软件开发完成后需要不断的维护等。导致这些问题的原因有很多种,如欧冠竞猜的开发队伍良荞不齐、缺乏开发OA产品的经验、用户对需求的不断变化等等[4]

    到了90年代末期,随着计算机网络建设的逐渐完善以及Internet/Intranet在国内的普及,整个社会中人与人的交流和联系方式发生了本质的变化,电子化的信息交流方式逐渐成为主流,人们对OA应用发展给予足够重视,因此OA的支撑技术迅速发展起来,办公环境也逐步改善。

    2 企业管理与办公自动化

    2.1 办公自动化在企业管理中的地位

    办公自动化发展到今天,由原来简单的公文处理扩展到整个事业单位的信息交换平台,其功能实现了极大的飞跃。随着计算机技术不断发展和用户需要的不断增长,办公自动化、信息化程度进一步提高。可以概括的说,OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴,更集中关注企业日常办公的效率和可控性,是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。它突破了传统的工业时代“一站式”的单位办公模式,建立了适应网络时代的“一站式”、“一网式”、“一表式”新模式。办公自动化系统建设的一个突出特点是不仅仅重视信息的充分共享,同时更强调各方面之间的相互协作。

    OA(Office Automation 办公自动化)是建立在计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等应用于传统的数据处理技术上的一种综合技术,它利用信息技术把办公过程电子化、数字化。OA 系统就是用网络和OA软件构建起一个单位内部的办公通信平台,使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。通过OA系统所实施的交换式网络,组织机构内部人员可跨越时间、地点协同工作,完成单位内部工作流程的自动化,这使得信息的传递更加快捷方便,从而极大地扩展了办公手段,实现了办公的高效率。OA软件实现了企业规范化管理,增加了企业的可控性。办公自动化开辟了推动社会信息化的新途径,创造了企事业单位、政府机关实施高效办公运作和管理的新手段。

    2.2 办公自动化解决的管理瓶颈问题

    OA系统的应用范围除了涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递外,更加注重工作任务的分解、协同和监督;知识的积累、沉淀和分享及多条件跳转。将办公自动化系统用于现代化的企业管理中,可以有效的解决管理中的瓶颈问题。

    1.办公效率低下问题。

    (1)将人找人,改为事找人,事找事,解决人找人办公瓶颈。如:当送交一份需要签署的公函给某员工,发现他不在办公室,或者他的办公室紧锁,或者是他因为太忙而顾不上来招呼,因此我们不得不等待或是离开。

    (2)随时查看自己的工作状态,如有待办流程,可立即处理,提高个人办事效率。

    (3)可实现远程、分布式办公,解决分布式的办公瓶颈。

    2.工作监控力度不够的问题。

    (1)记录用户行为,防止部门间协同工作时出现扯皮现象。

    (2)增强部门流程监督控制力,及时有效监控各部门、各个人员的工作进度。

    (3)实时、全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现并解决问题,从而减少差错的出现。

    3.知识管理欠缺的问题。

    (1)在使用OA系统的过程中,员工获得的工作经验和技术技能将成为组织中强大的共享资源,知识将得到有效的积累。

    (2)查找文档变得容易,解决了找不到最新版本的某种文档的问题。

    (3)可以有效避免因人员流动导致工作的脱节与贻误。

    4.信息资源的共享问题。

    (1)传统办公流程繁琐、重复劳动多、文档检索不便,OA系统可以解决此问题。

    (2)自动完成信息的流转,降低了沟通成本,提高了响应速度。

    (3)有效地解决了会议冲突问题。

    (4)实现无纸办公,节约大量的通讯费、传真费、纸张费、耗材费。

    实施OA系统带来的好处是显而易见的,因此,很多企业都将它摆上了议事日程。OA系统改变了过去复杂、低效的手工办公方式,实现了迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供了科学的依据。OA系统的实现,使传统的以手工为主的办公方式和办公手段,向科学化、规范化、高效化和信息化转变。

    3 办公自动化系统的开发要求

    OA系统应满足欧冠竞猜的需求特色,做到功能齐全、操作方便、性能优越;系统能在可能出现的各种环境下具有很好的稳定性及安全性,杜绝非法入侵;系统应充分考虑易扩展性,能适应新业务的变化;系统要求具备完整的文档和清晰风格,具备很好的可维护性。

    1.可维护性

    考虑到应用的多变性,系统采用层次化设计思想,每层实现特定的功能,并通过标准接口向上层提供透明的服务,因此,最大限度的实现了系统各模块的功能独立性,每一层的改动不影响其它层次。这样可以方便的添加、修改、删除应用,提高系统的可维护性;管理系统采用图形化用户界面,方便管理员管理、维护系统。

    2.可扩展性

    系统在设计之初要考虑到系统以后的扩展,除了采用层次结构,保证功能实现与通讯接口最大限度的独立,在与通信平台的接口设计上尽量标准化,以实现和新系统的无缝连接。

    3.安全性

系统的管理系统与维护系统设置了用户管理权限,采用帐号+操作日志作,对管理员采取有效的管理,最大限度降低内部管理、操作失误带来的不必要的损失。

    4.稳定性

    在系统运行的稳定性方面,采用服务器自动重启动(ASR)技术,可在网络操作系统(NOS)挂起时自动重启服务器;关键应用服务运行状态监听,发现异常情况通过电子邮件自动提醒管理员。

    5.数据完备性

    根据不同的需要,可以对数据库采取实时热备份或定时备份的策略。

    4 金河房地产欧冠竞猜的办公自动化

    4.1 背景情况

    欧冠竞猜金河房地产有限欧冠竞猜成立于2005年9月,注册资金2200万元,属股份制有限欧冠竞猜,主要经营范围包括房地产开发销售,物业管理及相关经济信息咨询。金河欧冠竞猜在实施OA系统之前,工作流程繁琐、重复劳动繁多、文档检索不便,常常因为部门间协同合作不顺畅、信息共享差、工作流程监管不力等原因延误了工作时机、降低了工作效率。比如,因为领导出差调研,很多申请无法审批签字,相关工作一拖再拖,严重影响了工作进程。再比如,部门工作进度监督控制不够,造成工作中相互扯皮,出现问题不能第一时间解决。因此,如何成功、有效地引入OA并实施协同OA,成为当今中小型房地产企业亟待解决的问题。协同OA在功能上可以实现实时通信、信息发布、集成工作、流程整合,以此达到协同工作、规范管理、节约运营成本效果。因此,根据管理需求,欧冠竞猜委托开发了一套办公自动化系统软件。

    4.2 系统的功能描述

    金河欧冠竞猜办公自动化系统包括八个模块:日常办公、企业文化、资源管理、人事管理、个人事务、公共信息、系统维护、计划管理。本系统功能架构设计如图所示。

系统功能结构图

    近几十年来,随着网络技术的快速发展,出现了各种先进的办公自动化设备,为了适应时代发展需要,各办公单位纷纷引入办公自动化系统。办公自动化作为一门发展迅速的综合性学科,在全社会范围内已经受到各行各业的高度重视。随着现代科学技术的突飞猛进,尤其是计算机技术、网络技术、通信技术以及自动化技术的进步,办公自动化在技术和应用上都得到了更高层次的发展,成为现代社会发展的重要标志之一。办公自动化系统不仅减轻办公人员工作负担,提高工作质量和效率,而且使得管理工作更加规范化、网络化、自动化,它在提高领导者的管理水平、推动信息化建设方面起着举足轻重的作用。

    参考文献

    [1] 沈嘉,刘爱洁,张春. 企业OA系统及内部网络建设相关技术研究 电信工程技术与标准化,2005,12:5-10

    [2] Chang,YF(Chang,Yanfen),Chen,K(Chen,Kai).application of VPN technology to office automation system.AMERICAN SCHOLARS PRESS,2007:891-893

    [3] 惠丽峰,王萍.企业办公自动化(OA)系统的安全策略.内蒙古石油化工,2006,(4):33-34

    [4] 吴迪.基于Lotus Domino/Notes的OA系统设计[J].软件导刊,2006,(12):12-13.

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